Efficiënte samenwerking met cloudopslag op alle devices

Aan de basis van zakelijk succes staat een gestroomlijnde samenwerking binnen het team, maar ook tussen teams. Waar de werkcultuur steeds meer verschuift naar het Nieuwe Werken en weg van de 9-tot-5-werkdag, staat efficiënte samenwerking voor een uitdaging. Deze uitdaging kan aangegaan worden door gebruik te maken van cloudopslag van een dienst als Dropbox.

Met cloudopslag van Dropbox kunnen teamleden, teams en derde partijen altijd en overal samen blijven werken. Om het gebruik van Dropbox tot een succes te maken, dienen enkele stappen ondernomen te worden.

1. Structuur in gedeelde Dropbox-mappen

Met Dropbox kunnen verschillende teams en personen toegang krijgen tot dezelfde bestanden en mappen. In tegenstelling tot lokale opslag, waar toegang op afstand lastiger is, bestaan er bij Dropbox geen moeilijkheden op dit front. Om dit echter optimaal te gebruiken, is structuur in de digitale omgeving van belang.

Dit is eenvoudig te verwezenlijken, door verschillende niveaus aan te brengen in mappen op basis van projecten, teams of doelstellingen. Houd hierbij ook rekening met chronologie, door verschillende documenten, bestanden en mappen in te delen op week, maand, kwartaal of jaar.

Met Dropbox Business Advanced is het bovendien mogelijk om beheerdersniveaus in te stellen. Afhankelijk van iemands rol of positie kan iemand machtigingen gegeven worden om bestanden in te zien, te bewerken en te delen met andere teamleden of partijen. Door dit goed in te stellen, ontstaat een efficiënte en overzichtelijke digitale structuur.

2. Dropbox op meerdere devices

Dropbox kan op desktops gebruikt worden, maar ook op mobiele apparaten of tablets. Door voor alle verschillende devices de juiste apps te downloaden, wordt samenwerken op afstand eenvoudiger. Mobiele toegang maakt het mogelijk om ook onderweg documenten in te zien wanneer dit vereist is.

Het instellen van Dropbox voor verschillende devices is simpel: gebruikers loggen in met dezelfde inlogdata als zij gebruiken voor de desktopversie van Dropbox. Voor vrijwel alle apparaten is een snelle en gebruiksvriendelijke app beschikbaar.

Wordt er gewerkt met een bedrijfstelefoon en/of -tablet, overweeg dan om deze apparaten standaard te leveren met Dropbox hierop geïnstalleerd. Dit voorkomt latere moeilijkheden met de installatie en instellingen van de applicatie.

3. Installeer altijd de software

Dropbox is via de browser beschikbaar, maar het is beter om altijd de software te downloaden. Door dit te doen, kunnen bestanden ook offline nog bekeken worden. Hoewel bestanden in de tijd dat iemand offline is aangepast kunnen worden, kan men in elk geval de benodigde informatie bekijken.

Met enkel de webbrowserversie van Dropbox kunnen bestanden offline, bijvoorbeeld onderweg, niet bekeken worden. Het voordeel van bereikbaarheid van de documenten dat Dropbox biedt, is hierdoor teniet gedaan.

De software van Dropbox is volledig gratis en geschikt voor alle apparaten. Na eenmalig de software te koppelen aan een gebruikersaccount, kunnen documenten altijd bereikt worden vanaf de desktop.

4. Houd documenten up-to-date

Het grote voordeel van een dienst als Dropbox is dat bestanden overal realtime beschikbaar zijn voor teamleden. Toch kan het zo zijn dat er offline aanpassingen gemaakt moeten worden die niet direct zichtbaar zijn voor anderen. Probeer dergelijke aanpassingen altijd zo snel mogelijk online ook door te voeren, zodat de samenwerking op afstand geen vertraging oploopt.

De mappen up-to-date houden betekent ook dat verouderde documenten of documenten die niet langer relevant zijn verwijderd moeten worden uit de betreffende mappen. Dit kan simpel gedaan worden door de documenten te archiveren. De bestanden blijven toegankelijk, maar worden niet langer getoond in de hoofdmappen.

Hierdoor gaat er niets verloren voor de administratie, maar blijft het overzicht behouden, wat samenwerking sneller maakt.

Dropbox Business tegen een gereduceerd tarief

Ook efficiënter samenwerken met behulp van Dropbox? Als preferred reseller van Dropbox in Nederland, biedt Moreval een scherpe korting aan voor Dropbox Business Standard en Dropbox Business Advanced. Bij afname van een Dropbox Business-pakket krijgen klanten van Moreval de eerste twee maanden gratis, ook bij verlenging van een bestaande licentie.

Dit betekent dat Dropbox Business Standard niet € 120,00, maar slechts € 99,00 per jaar kost bij Moreval. Voor Dropbox Business Advanced betaal je niet € 180,00, maar slechts € 149,00. Meer weten over deze pakketten? Check dan deze pagina en vergelijk beide pakketten met elkaar.

2017-12-21T09:58:25+00:00 17 december, 2017|