Tips voor het bijhouden van administratie voor starters

Voor startende ondernemers zijn er diverse zaken om rekening mee te houden. Naast het opzetten van de werkzaamheden van de onderneming, krijg je ook te maken met financiële en administratieve zaken die op orde moeten zijn. Juist deze laatste twee zaken blijven vaak in eerste instantie onderbelicht, omdat men vooral bezig is met het opzetten van werkzaamheden en verkopen van producten en diensten.

Dat is zonde, want een goede administratie helpt ook bij de groei van een onderneming. Wordt de administratie bijgehouden, dan verklein je de kans op fouten en misverstanden, terwijl je ook een beter beeld krijgt van de stand van zaken van de onderneming.

De administratie goed bijhouden betekent regelmatig bijwerken, maar met de juiste software en systemen kan het ook simpeler gemaakt worden. Moreval geeft je vijf belangrijke tips die helpen bij het bijhouden van de administratie.

1. Urenregistratie

Startende ondernemers kunnen gebruik maak van aftrekposten en kortingen wanneer zij voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst. Dit houdt in dat gedurende een jaar tenminste 1225 uur aan de onderneming is besteed, terwijl er niet meer tijd besteed is aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld in loondienst. Deze laatste voorwaarde geldt niet wanneer je in de afgelopen vijf jaar één of meer jaren geen ondernemer was.

Het staat niet vast hoe gedetailleerd deze urenregistratie precies moet plaatsvinden, maar het is goed om dit relatief nauwkeurig te doen. Probeer per dag bij te houden hoeveel uur is gewerkt en aan welke taken. Niet alleen weet je zo zeker dat de Belastingdienst de urenregistratie goedkeurt, ook biedt het voor jezelf inzicht in de besteding van tijd.

Je kunt uren registreren in een Excel-sheet, maar ook met applicaties als TimeChimp.

2. Online agenda die gesynchroniseerd wordt

Hoewel veel mensen nog een voorkeur hebben voor papieren agenda’s, is het goed om ook een online agenda bij te houden die je overal kunt inzien. Hiervoor bestaan diverse applicaties, waaronder Google Calendars.

Gebruik je Dropbox (Business), dan kun je enkele agenda-apps ook verbinden met Dropbox Paper, zodat je via Dropbox direct inzicht heb in je afspraken en taken voor iedere dag.

Je kunt deze agenda vervolgens via al je apparaten openen, zodat je nooit je agenda kunt vergeten. Ook kun je alerts instellen, zodat je herinnerd wordt aan afspraken.

3. Cloud back-up via Dropbox Business

Ondernemers moeten van de Belastingdienst hun administratie tenminste zeven jaar lang opslaan. Het is daarom goed om een back-up te hebben van al je administratie en niet enkel in fysieke multomappen of op je harde schijf. Je loopt hiermee een te groot risico dat ze per ongeluk verloren gaan.

Het is beter om gebruik te maken van een dienst met cloudopslag, zoals Dropbox Business. Je kunt hier je administratie online opslaan en altijd bekijken. Tegelijkertijd weet je zeker dat je administratie niet verloren kan gaan.

Bijkomend voordeel is dat je Dropbox Business ook kunt gebruiken voor je bedrijfsdocumenten, agenda en nog diverse andere doeleinden. Zo heb je alles op een veilige en centrale plaats.

4. Alles opslaan in afzonderlijke mappen

Als ondernemer neemt de hoeveelheid administratie en documenten vaak in een rap tempo toe. Om het overzicht te behouden, is het goed om verschillende documenten in aparte mappen op te slaan. Hou bijvoorbeeld afzonderlijke mappen aan voor onder meer:

  • Inkomende facturen
  • Uitgaande facturen
  • Belastingaangiftes
  • Verzekeringsdocumenten
  • Voorraadbeheer
  • Verkoopcijfers
  • Inkoopcijfers
  • Urenregistratie

Op deze manier weet je precies waar je specifieke documenten moet vinden en kun je zaken bovendien snel controleren wanneer dit nodig is. Door alles systematisch op te slaan bespaar je op de lange termijn veel tijd en daarmee geld op de administratie, terwijl je ook minder zorgen hebt.

5. De juiste software voor administratie

Veel administratie kun je in principe met de hand doen, maar zeker wanneer de onderneming groeit is de aanschaf van software verstandig en aanbevolen. De basis vormt cloudopslag van bijvoorbeeld Dropbox Business. Je kunt dit nu met 10% korting aanschaffen bij Moreval, een exclusieve korting die je alleen bij Moreval vindt.

Verder zijn programma’s voor de volgende doeleinden populair:

  • Versturen van facturen
  • Opslaan van uren
  • Planning/time management
  • Automatische verwerking van facturen
  • Productie van financiële informatie (kan vaak via programma’s van de bank)

Probeer vooraf een overzicht te vormen van de administratie en schat in hoeveel tijd iedere taak in beslag neemt. Bekijk vervolgens of de taken die de meeste tijd in beslag nemen versimpeld kunnen worden met software. Met name het gebruik van facturatieprogramma’s is in vrijwel alle situaties verstandig.

2018-03-27T09:33:11+00:00 29 maart, 2018|