Dropbox Business voor kleine bureaus en ondernemingen

Veel kleine onderneming werken met diverse verschillende klanten samen. Sommige samenwerking zijn langdurig, terwijl veel andere samenwerkingen slechts voor de korte termijn zijn. Tijdens deze samenwerkingen is het gebruikelijk dat gegevens en bestanden gedeeld moet worden. Dat kan gaan van een overzichtsrapport tot uitgebreide inzichten in prestaties, doelen en doorrekeningen.

Bij het incidenteel delen van dergelijke bestanden kan de mail nog voldoende zijn, maar eigenlijk is het versturen van bestanden per mail nooit erg efficiënt. Dropbox Business biedt hierbij de oplossing. Bestanden, mappen en documenten kunnen eenvoudig gedeeld worden met verschillende partijen. Als eigenaar van een zakelijk Dropbox pakket kun je zelf bepalen wie toegang heeft tot welke bestanden.

Delen per klant

Je kunt per bestand, submap of hoofdmap bij Dropbox betalen met wie de bestanden gedeeld worden. Op deze wijze kun je met verschillende klanten eenvoudig samenwerken, zonder dat hiervoor een bestand per mail verstuurd moet worden naar diverse personen. Zeker bij grotere samenwerkingen gaat het delen van bestanden vaak over meerdere schijven.

Per mail zorgt dit voor vertraging: de onderneming stuurt een document naar contactpersoon A, via wie het naar een andere persoon gaat die daadwerkelijk aan de slag gaat met het document. Deze onnodige vertraging is er niet wanneer er gebruik wordt gemaakt van Dropbox: zodra een bestand is aangepast, kan de klant dit zien. Het is bovendien mogelijk om waarschuwingen in te stellen, waarbij er automatisch een mail wordt gestuurd wanneer een specifiek bestand is aangepast.

Niveaus bepalen

Bij het delen van documenten per klant is het goed om enig overzicht aan te brengen voor jezelf. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar maakt ook het eigen werk efficiënter. Verdeel documenten bijvoorbeeld per klant, maar ook op basis van tijd. Hierbij kan gedacht worden aan mappen per week, maand of kwartaal. In de regel is het beter om veel mappen te hebben en wat vaker door te moeten klikken, dan een gebrek aan overzicht waarbij fouten op de loer liggen.

Bestanden altijd in te zien – ook onderweg

Wordt er veel met klanten gewerkt, dan ben je waarschijnlijk ook veel onderweg. Het voordeel van Dropbox is dat je eenvoudig alle nodige bestanden onderweg kunt openen. Bestanden zijn niet lokaal opgeslagen, maar in de cloud. Dit wil zeggen dat de bestanden zich online bevinden in een netwerk van servers. Iedereen die toegang heeft gekregen tot de bestanden, kan deze altijd bekijken.

Ook dit maakt de samenwerking efficiënter. Ondernemers geven vaak aan dat ze veel tijd kwijt zijn aan het reizen van en naar klanten. Een deel van deze tijd kan nuttig besteed worden door onderweg naar huis of het eigen kantoor de bevindingen van een klant al te verwerken. Zodra het document wordt opgeslagen, kan iedereen de wijzigingen direct bekijken.

Eenvoud en eenduidig

Dropbox Business heeft een eenvoudige en intuïtieve opbouw: zonder technische kennis is het mogelijk om alle functionaliteiten van Dropbox Business te gebruiken. Dropbox kan gebruikt worden voor grote, uitgebreide bestanden, maar ook kleinere documenten.

De eenvoud van de software is ook prettig voor de klant. Afhankelijk van het type bedrijf, kan een onderneming te maken krijgen met veel diensten en soorten software voor de verwerking van informatie. Werk je met Dropbox, dan maak je het voor de klant niet lastiger dan het is. Een account is in een handomdraai aangemaakt, waarna de klant gedeelde documenten direct kan inzien.

De klant kan zelf de software van Dropbox downloaden, maar dit is geen vereiste, wat wederom eenvoud biedt en de samenwerking op de lange termijn stroomlijnt.

Dropbox Business tegen gereduceerd tarief

In Nederland is Moreval de preferred reseller van Dropbox Business Standard en Dropbox Business Advanced. Koop of verleng je bij Moreval één van de twee Dropbox Business-pakketten, dan krijg je de eerste twee maanden gratis. Dit betekent dat het Dropbox Business Standard-pakket nog maar € 99,00 per jaar kost. Wil je liever het Dropbox Business Advanced-pakket, dat onder meer onbeperkte opslag en gebruikersniveaus als extra’s heeft, dan betaal je slechts € 149,00, in plaats van € 180,00.

2017-12-27T06:47:14+00:00 22 december, 2017|